Memilih Wedding Organizer (WO) yang tepat

Merencanakan pernikahan adalah salah satu momen penting dalam hidup seseorang. Banyak hal yang harus dipersiapkan, mulai dari memilih venue, dekorasi, katering, hingga penghibur. Untuk memastikan semua berjalan lancar, banyak pasangan yang memilih untuk menggunakan jasa wedding organizer. Namun, memilih wedding organizer yang tepat juga bukan perkara mudah. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda memilih wedding organizer yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.

Salah satu kasus yang pernah dialami oleh seorang pelanggan WO di Surabaya Bagus dan Nanda (bukan nama sebenarnya.) menunjukkan betapa pentingnya bagi calon pengantin untuk berhati-hati dalam memilih jasa WO. Permasalahan yang terjadi tidak hanya merugikan secara materi, tetapi juga menimbulkan stres dan kekecewaan yang mendalam bagi calon pengantin.

Kisah inipun sempat viral di jagad dunia maya dan sosial media beberapa waktu lalu, namun apalah daya, pasangan inipun hanya bisa meratapi  kegagalan pesta pernikahan yang sudah lama mereka impikan. Awalnya pasangan calon pengantin ini, memutuskan untuk menggunakan jasa WO dalam mempersiapkan pesta pernikahan mereka, agar acara yang digelar berjalan lancar dan indah. Setelah melakukan survei dan membandingkan beberapa WO, mereka akhirnya memilih sebuah jasa WO yang menawarkan paket yang sesuai dengan budget mereka.

Awalnya, proses perencanaan pernikahan berjalan dengan lancar. Bagus dan Nanda merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh WO tersebut. Mereka bahkan memuji kreativitas dan profesionalisme tim WO dalam mendekorasi tempat resepsi serta mengatur jalannya acara.

Namun, beberapa hari sebelum hari H, Bagus dan Nanda mulai merasakan adanya perubahan sikap dari pihak WO. Mereka tiba-tiba sulit dihubungi dan sering memberikan alasan-alasan yang tidak masuk akal ketika diminta untuk melakukan koordinasi. Semakin dekat dengan hari pernikahan, semakin banyak masalah yang muncul.

Pada hari H, kekacauan pun terjadi. Dekorasi yang telah direncanakan tidak sesuai dengan yang dijanjikan, beberapa vendor yang seharusnya hadir tidak datang, bahkan sampai acara sudah dimulaipun, meja hidangan masih kosong, belum ada makanan dari Catering yang seharusnya sudah siap sebelum acara berlangsung. Sehingga acara pun berjalan tidak sesuai dengan rundown yang telah disepakati. Ketika itu Nanda mengaku sampai sampat menangis, karena melihat tamu undangan sudah mulai berdatangan. 

Setelah melakukan investigasi, Bagus dan Nanda menemukan fakta bahwa pihak WO ternyata memiliki sejumlah masalah keuangan dan tidak mampu mengelola projek pernikahan mereka dengan baik. Akibatnya, mereka terpaksa harus mengeluarkan biaya tambahan untuk memperbaiki segala kekacauan yang terjadi.

Kasus ini menunjukkan bahwa pemilihan WO yang tepat merupakan hal yang sangat penting bagi calon pengantin. Kesalahan dalam memilih WO dapat berdampak buruk pada kelancaran dan kenyamanan pesta pernikahan.

Tips Memilih Wedding Organizer yang Tepat

Berdasarkan pengalaman Bagus dan Nanda, berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu calon pengantin dalam memilih jasa WO yang tepat:

  1. Lakukan Riset dan Perbandingan Sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa WO, calon pengantin harus melakukan riset dan membandingkan beberapa WO yang ada. Perhatikan tidak hanya paket yang ditawarkan, tetapi juga reputasi, pengalaman, dan testimoni dari klien sebelumnya. Hal ini akan membantu calon pengantin untuk mendapatkan WO yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran mereka.
  2. Cek Portofolio dan Pengalaman Mintalah WO untuk menunjukkan portofolio dan pengalaman mereka dalam menangani pernikahan sebelumnya. Hal ini akan memberikan gambaran mengenai kemampuan dan kreativitas WO dalam mengelola sebuah acara pernikahan. Pastikan WO memiliki pengalaman yang cukup dan mampu menangani pernikahan sesuai dengan konsep yang diinginkan.
  3. Tanyakan Struktur Organisasi dan Tim Calon pengantin juga perlu mengetahui struktur organisasi dan tim yang dimiliki oleh WO. Pastikan WO memiliki tim yang profesional dan kompeten di bidangnya, serta memiliki struktur organisasi yang jelas dan terorganisir. Hal ini akan memudahkan koordinasi dan komunikasi selama proses persiapan pernikahan.
  4. Perhatikan Layanan Purna Jual Selain memeriksa layanan yang diberikan selama proses persiapan, calon pengantin juga harus memperhatikan layanan purna jual yang ditawarkan oleh WO. Pastikan WO bersedia memberikan dukungan dan bantuan bahkan setelah hari pernikahan selesai, misalnya dalam hal penyelesaian pembayaran, pengembalian barang, atau penanganan komplain.
  5. Pelajari Kontrak dan Rincian Biaya Sebelum menandatangani kontrak, calon pengantin harus mempelajari dengan teliti seluruh isi kontrak, termasuk rincian biaya dan syarat-syarat yang berlaku. Pastikan tidak ada hal-hal yang ambigu atau dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Jika ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk bertanya dan meminta penjelasan lebih lanjut.
  6. Cari Referensi dari Orang Terdekat Calon pengantin juga dapat meminta referensi dari keluarga, teman, atau rekan kerja yang pernah menggunakan jasa WO. Informasi dari orang terdekat dapat memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kualitas layanan dan pengalaman bekerja dengan WO tertentu.
  7. Perhatikan Komunikasi dan Responsivitas Selama proses pemilihan WO, calon pengantin harus memperhatikan bagaimana komunikasi dan responsivitas pihak WO. Apakah mereka cepat menanggapi pertanyaan atau permintaan, dan apakah mereka bersedia memberikan informasi yang dibutuhkan? Komunikasi yang baik dan responsif akan memudahkan koordinasi selama persiapan pernikahan.
  8. Buat Rencana Cadangan Meskipun telah memilih WO yang terpercaya, calon pengantin tetap harus membuat rencana cadangan untuk mengantisipasi kemungkinan terburuk yang dapat terjadi. Hal ini dapat berupa menyiapkan vendor alternatif, memiliki backup dekorasi, atau menyiapkan anggaran tambahan untuk mengantisipasi biaya tak terduga.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, calon pengantin dapat memilih jasa WO yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan mereka. Hal ini akan membantu meminimalisir risiko kegagalan atau kekacauan saat pesta pernikahan berlangsung, sehingga pasangan dapat fokus menikmati momen bahagia mereka. (jay)

‘https://www.rri.co.id/hiburan/789507/tips-memilih-wedding-organizer-wo-yang-tepat’